電話応対・取材執筆の言語コミュニケーション研究事務所

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営業マンも取材ライターも知っておきたい電話アポ取りの注意点~時間の約束編~

電話応対コンサルタントとして、企業などで電話の受け方・架け方を研修しているわたし。一方で、ライター業ではわたし自身いろんなところへ取材のアポイントを取る電話を架けることが多いです。

最近のひとコマ。

わたし:「〇日はいかがでしょうか?」

先 方:「いいですよ。何時がいいですか?」

わたし:「では、10時はいかがですか?」

先 方:「10時はちょっと……できれば午後がいいんですけど」

わたし:(ズコッ)

こんなとき、はじめから「午後がいい(午前は都合悪い)」のであれば、「何時がいいですか?」ではなく「こちらは13時以降ならいつでも良いのですが、何時がいいですか?」というふうにこちらの都合を先に伝えたうえで聞くと良いです。そうすれば、相手に言ってもらってからそれを否定することがなくて済みます。

また、「いつがいいですか?」という聞き方もあまりおすすめしません(こちらが本当にいつでもいい場合は別ですが)。これも↑の例と同じように、いつがいいですか?→じゃあ〇日がいいです→その日はちょっと……と、相手に言わせてから否定する羽目になりかねないから。それなら最初から〇日〇日〇日のうちどちらがいいですか?」と聞くほうが相手に対し親切です。

アポイントと取る時は「こちらの都合は先に言う(相手に言わせてから否定しない)」がポイントです!

 

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